Intern reglement
Artikel 1. Algemeen
Dit intern reglement preciseert de algemene regels voor de goede werking van de loopclub TeamJoost vzw, hierna de vereniging.

Dit intern reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de recentste versie van de statuten van de vereniging, zoals die op de Ondernemingsrechtbank werden gepubliceerd. In geval van discrepantie tussen statuten en intern reglement, zullen de statuten steeds voorrang hebben.

Ieder lid van de vereniging is geacht kennis te hebben genomen van dit intern reglement en zal zich houden aan de bepalingen van dit reglement. Door de aansluiting bij de vereniging aanvaarden alle leden de reglementen en gedragscodes van de vereniging en de sportfederatie waarbij de vereniging is aangesloten (met inbegrip van het tuchtreglement) en de bevoegdheid van deze sportfederatie.

Artikel 2. Leden
De vereniging bestaat, zoals in de statuten bepaald, uit twee soorten leden:
  • Werkende leden: maken deel uit van en hebben stemrecht op de Algemene Vergadering. De voorwaarden waaraan de werkende leden moeten voldoen, worden bepaald in de statuten. Een lijst van werkende leden wordt bijgehouden op de zetel. 
  • Toegetreden leden: ondersteunen de doelstelling van de vereniging, nemen actief deel aan de activiteiten van de vereniging en betalen het vereiste lidgeld.

Hun rechten en plichten worden, in voorkomend geval, beschreven in de statuten van de vereniging.

Alle leden verbinden zich tevens tot volgende afspraken:
  • Ieder lid wordt gewezen op het bestaan van dit intern reglement. Een exemplaar wordt bezorgd aan de leden of er wordt meegedeeld waar het intern reglement ingekeken kan worden. 
  • Ieder lid verbindt zich ertoe om de statuten, het intern reglement en alle andere richtlijnen opgelegd door het bestuur te zullen naleven.
  • Ieder lid zal alle regels opgelegd door de sportfederatie waarbij de vereniging aangesloten is, naleven. Bij schending van bepalingen uit deze reglementen, kan een lid voor de tuchtcommissie van deze sportfederatie moeten verschijnen. Alle opgelegde sancties die opgelegd worden, zullen uitgevoerd worden door het lid in kwestie.
  • Door het lidmaatschap mogen de toegetreden leden deelnemen aan trainingen en in voorkomend geval wedstrijden en andere activiteiten van de vereniging. De sportieve eindbeslissing over de deelname aan wedstrijden berust steeds bij de trainer.
  • Ieder lid kan klachten, wensen of voorstellen indienen bij het bestuur van de vereniging. Het bestuur engageert zich ertoe om het vragende lid binnen een redelijke termijn van antwoord te voorzien.
  • Ieder lid geeft zo snel mogelijk een wijziging van zijn gegevens door aan het bestuur van de vereniging.
  • Ieder lid betaalt tijdig het jaarlijks lidgeld:
    • 20 EUR voor een sympathisant
    • 40 EUR voor een individuele inschrijving of voor het eerste gezinslid bij een gezinsinschrijving
    • 35 EUR voor de overige gezinsleden bij een gezinsinschrijving

Artikel 3. Lidmaatschap
Inschrijving bij de vereniging gebeurt door middel van een elektronisch inschrijvingsformulier, dat op de website en op sociale media van de vereniging ter beschikking wordt gesteld.

De aansluitingsvoorwaarden worden omschreven in de statuten van de vereniging. De aanvaarding en het respecteren van de bepalingen van het intern reglement is één van deze essentiële voorwaarden. 

Bij de inschrijving aanvaardt het lid dat de nodige gegevens ook zullen worden doorgegeven aan de sportfederatie waarbij de vereniging is aangesloten. Op die manier kan het lid aangesloten worden bij deze sportfederatie, teneinde de verzekering voor burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen ten gunste van het lid te kunnen garanderen.

Voor minderjarigen of personen onder bewind zal steeds een ouder of wettelijke vertegenwoordiger zijn/haar toestemming moeten verlenen alvorens de aansluiting gerealiseerd kan worden.

De jaarlijkse bijdrage van de leden wordt bepaald door het bestuursorgaan van de vereniging.
Deze bijdrage is jaarlijks te betalen om lid te zijn van de vereniging voor het lopende werkingsjaar. Bij aansluiting tijdens het lopende werkingsjaar blijft de volledige bijdrage verschuldigd. De ledenbijdrage wordt in geen enkel geval, ook niet in geval van vroegtijdige beëindiging van het lidmaatschap of overmacht in de meest ruime zin (o.a. ziekte, overheidsmaatregelen, weersomstandigheden, …), terugbetaald. 
Deze bijdrage omvat het volgende (n.v.t. voor sympathisanten):
  • Clubkledij, dat door de vereniging ter beschikking wordt gesteld
  • Sportverzekering bij Arena via Sportievak, de sportfederatie waarbij de vereniging is aangesloten
  • Kortingsbon bij Sportics voor nieuwe loopschoenen

Artikel 4. Structuur
De structuur van de vereniging is als volgt samengesteld:

Het bestuursorgaan bestaat uit een voorzitter, een ondervoorzitter, een secretaris, een penningmeester en elke functie die zij voor de goede werking van de vereniging noodzakelijk acht.  Zij worden benoemd door de Algemene Vergadering voor onbepaalde duur. 
De Algemene Vergadering komt minstens éénmaal per jaar samen en bestaat uit alle werkende leden.

Verantwoordelijkheden en taken van de bestuurders:
  • Voorzitter
    • Staat aan het hoofd van de vereniging
    • Draagt de verantwoordelijkheid over het algemeen functioneren van het bestuur
    • Is het uithangbord van de vereniging
    • Plant, organiseert en leidt op een effectieve en efficiënte manier de bestuursvergaderingen
 
  • Ondervoorzitter
    • Vervangt de voorzitter bij afwezigheid
 
  • Secretaris
    • Is verantwoordelijk voor het verslag van de vergaderingen
    • Volgt de wettelijke administratieve verplichtingen van de vereniging op
    • Ondersteunt de voorzitter in de administratieve taken
 
  • Penningmeester
    • Is verantwoordelijk voor het financieel beheer van de vereniging
    • Controleert de boekhouding, de jaarrekening en de begroting
    • Ondersteunt de strategische ontwikkelingen en financiële beslissingen
 
  • Alle bestuurders
    • Leven de principes van goed bestuur na
    • Creëren een kader dat een toekomstgerichte werking garandeert
    • Vergaderen minstens 1 keer per maand
    • Beraden zich over de effectiviteit en efficiëntie van de organisatie
    • Hebben minimum een basiskennis over de vzw-wetgeving en bestuurlijke competenties

De vereniging heeft een Aanspreekpunt Integriteit (API) aangesteld die te bereiken is via …

Alle bevoegdheden van deze organen worden bepaald door de statuten van de vereniging.

​Artikel 5. Veilig en ethisch verantwoord sporten
Een veilige en ethisch verantwoorde sportomgeving is essentieel voor alle leden om vrijuit en ongestoord te kunnen deelnemen aan de activiteiten. De vereniging engageert zich daarom tot het naleven van volgende punten:
  • Alle bestuurders en vrijwilligers worden beschermd door het afsluiten van de nodige verzekeringen
  • Alle leden worden beschermd door de verzekering die inbegrepen is in de ledenbijdrage
  • Er wordt gestreefd naar een vereniging zonder discriminatie, agressie, pesten en/of seksueel grensoverschrijdend gedrag
  • Fairplay en sportiviteit worden hoog in het vaandel gedragen
  • Er wordt gewerkt aan een fysiek veilige omgeving waarin elk lid zich veilig kan bewegen
  • Er heerst een open sfeer waarin iedereen zijn mening kan geven
  • Er wordt op een gezonde en medisch verantwoorde manier aan sport gedaan

Van alle leden en allen die betrokken zijn bij de vereniging, ook van de supporters, wordt verwacht dat ze zich onberispelijk gedragen en hiermee een voorbeeld zijn voor alle anderen.

Deze gedragscode dient verplicht aanvaard en gerespecteerd te worden. Indien een lid deze verplichting niet respecteert, kan dit een grond tot uitsluiting of schorsing van het betrokken lid bij de vereniging zijn.

Artikel 6. Tucht en sancties
Wanneer een lid het intern reglement geschonden heeft of zich ongepast gedragen heeft, kan een klacht aanhangig gemaakt worden conform de tuchtprocedure van de sportfederatie waarbij de vereniging is aangesloten. Door de aansluiting bij de vereniging onderschrijft elk lid het tuchtreglement van de sportfederatie en aanvaardt de toepassing ervan.

Daarenboven kan het bestuur van de vereniging ter voorkoming van herhaling, om de orde of rust te herstellen of de veiligheid te waarborgen, ordemaatregelen (bv. schorsing deelname training of andere activiteiten) nemen. Dit betreft een bestuurlijke maatregel, geen tuchtsanctie.

Artikel 7. Sponsoring
De club kan contracten met sponsors aangaan. In het kader hiervan kunnen de leden communicatie toegestuurd krijgen waarop de sponsors vermeld staan. Daarnaast kan de leden ook gevraagd worden om clubkledij te dragen, waarop het logo van de sponsor(s) is afgebeeld.

Artikel 8. Aansprakelijkheid
Ingeval van ongeval in de loop van een training, wedstrijd of andere activiteit van de vereniging, moet het lid dit zo snel mogelijk meedelen aan de betrokken verantwoordelijke. Indien het ongeval gedekt wordt door de verzekering van de vereniging, zal hiervan een aangifte gebeuren. Het lid is verzekerd volgens de polisvoorwaarden van deze verzekering en kan voor de niet gedekte of vergoede schade geen vergoeding vragen van de vereniging. De polisvoorwaarden zijn te raadplegen via het bestuur.

De vereniging is niet aansprakelijk voor de diefstal of de beschadiging van persoonlijke bezittingen van de leden, ook niet gedurende de uitoefening van de sport- of vrijetijdsactiviteiten. 

Ieder lid is aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van de vereniging aangerichte schade. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem of hen die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt, indien en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond.

De vereniging kan niet aansprakelijk worden gehouden voor de inbreuken op de bepalingen van dit reglement, begaan door haar leden of door derden. 

Artikel 9. Privacy
De vereniging verbindt zich ertoe de geldende wettelijke bepalingen rond de privacy van de leden te zullen respecteren. De persoonsgegevens van de leden worden overeenkomstig de privacyverklaring van de club behandeld. Deze privacyverklaring is te vinden op de website van de vereniging. 

Elk lid stemt ermee in dat tijdens trainingen, wedstrijden en andere activiteiten van de vereniging foto’s en beeldopnames kunnen gemaakt worden, waarop het lid afgebeeld wordt. Elk lid stemt er mee in dat deze foto’s en opnames door de vereniging gebruikt mogen worden voor weergave of publicatie op de website, folders, nieuwsbrief of sociale media van de vereniging, in welke vorm ook en al dan niet met vermelding van diens naam. Indien een lid dit niet wenst, zal hij/zij hiertoe uitdrukkelijk een verklaring afleggen tegenover het bestuur van de vereniging. 

Het gebruik van de afbeelding levert geen financiële vergoeding op voor het lid. 

Artikel 10. Wijzigingen van het intern reglement
Dit intern reglement kan enkel gewijzigd worden op de wijze zoals in de statuten van de vereniging  is bepaald. Bij gebreke aan statuten of enige regeling hieromtrent, zal het reglement enkel aangepast kunnen worden door het bestuur van de vereniging.

De laatste wijziging vond plaats op….